Постоянный поток электронной почты, текущий по всему миру, живёт по своим правилам. Можно сколько угодно расхваливать достоинства своей фирмы, рассуждая о репутации, росте продаж, производительности и доходности, но привычка невнимательно относиться к электронной почте может погубить все ваши старания.
Есть простые правила грамотного ведения дел по электронной почте.
1. Тема письма должна быть чётко определена. Вспомните массу писем, в теме которых написано «привет» или «только для вас» и ужаснитесь.
2. Отправляя письмо, уберите свидетельства того, что вы посылали его ещё кому-то или просто переслали.
Ребекка Морган, консультант по коммуникациям, поясняет: «Я только что получила электронное письмо от кого-то, кто получил его от 12 других людей. Я не должна видеть это». Удалите всю информацию, которая связана с пересылкой письма, кроме той, что важна получателю. Чтобы получатель не видел, что вы отправляете копию письма ещё 20 людям, используйте команду «скрытая копия».
3. Отвечая на вопрос, скопируйте вопрос в своё электронное письмо, и только потом пишите на него ответ. Вы не должны отправлять ответ автоматически, не думая о том, что почувствует получатель, когда получит письмо с одним словом «да».
4. Настройте почту так, чтобы каждое ваше письмо содержало подпись. Начинайте письмо с обращения к адресату, а в конце письма пишите «С уважением, (вставьте своё имя)».
5. Не увлекайтесь заглавными или прописными буквами, это производит неприятное впечатление, словно вы ленитесь написать так, как положено. Электронные письма — элемент письменной среды, и они подчиняются всем правилам написания стандартных писем.
Вот основные правила ведения деловой переписки по e-mail, которые помогут вам наладить любое общение и любые контакты. Прислушайтесь к ним, и у вас всё получится.
